SA TÜ Kliinikumi dokumendihaldussüsteemi Webdesktop kasutajate rahulolu ja seda mõjutavad tegurid

Abstract

SA TÜ Kliinikumi dokumendihaldussüsteemi DHS kasutajaid küsitlesin ankeetküsimustiku teel 05.–12.05.2016. Küsitlusele vastas 132 süsteemi kasutajat, mis on 15% kõigist uuringusse kutsutud töötajatest. Uuringuga soovisin välja selgitada kasutajate rahulolu igapäevase töövahendiga ning neid tegureid, mis võiksid rahulolu mõjutada. Kliinikumis kasutatakse DHS-iga töötamiseks kõige enam veebilehitsejat Google Chrome, vähem ka Mozilla Firefox’i, mis võib olla harjumus või keskselt eelnevalt seadistatud, kui ka kasutaja teadlik valik. Süsteemi sisenetakse peamiselt töölaual oleva ikooni kaudu, mis on samuti tõenäoliselt harjumusest põhjustatud ja kindlalt töötav viis oma tööülesannete täitma asumiseks. Kolmest võimalikust variandist kasutati isikutuvastuseks kõige rohkem kasutajatunnust ja parooli ning minimaalselt teisi digitaalseid vahendeid (ID-kaart või mobiil- ID), kuna see võib olla kõige mugavam lahendus, kui ei ole vaja dokumente allkirjastada. Kliinikumi DHS-i kasutajad on süsteemiga ning selle kasutusmugavusega üldiselt rahul, kuid teevad ettepanekuid ka tööd lihtsustavate funktsioonide lisamiseks. Rahulolu süsteemiga mõjutab selle kasutamise sagedus – sagedasemad kasutajad on süsteemiga rohkem rahul. Struktuuriüksuste juhid on rohkem rahul süsteemi kasutusmugavusega ja elektroonilise asjaajamisega Kliinikumis. Rahulolu süsteemiga ei mõjuta vanus, Kliinikumis töötamise ega DHS-i kasutamise aeg. Oluline järeldus uuringust on see, et puudub süsteemne vastupanu, mida kogesin kolleegidega vestluste käigus ja mida varasem on palju uuritud (Venkatesh jt, 2003; Lapointe ja Rivard 2005) ning mille eeldamisest uurimistöö alguse sai. DHS-i ja paberasjaajamise võrdluses on elektroonilise asjaajamisega rahul üle poolte kasutajatest, pidades seda kiiremaks, tööd lihtsustavaks ning aega ja paberit kokkuhoidvamaks süsteemiks. Nende kasutajate arvates annab süsteem parema ülevaate dokumentidest ja paremad võimalused nende säilitamiseks. DHS-is olevaid dokumente säilitatakse ka enda arvutis ja prinditakse välja suhteliselt palju, mis oli ootamatu tulemus arvestades süsteemiga ja selle kasutusmugavusega rahulolu. DHS-is tekkinud tõrgete ja takistuste puhul abi saamiseks pöördutakse kõige rohkem oma struktuuriüksuse teise töötaja poole. Paberil asjaajamisele eelistab DHS-i kasutada üle poolte kasutajatest, pidades seda kiiremaks, tööd lihtsustavaks ning aega kokkuhoidvamaks süsteemiks, mis annab parema ülevaate dokumentidest ja parema säilitusvõimaluse. DHS-is olevaid dokumente säilitatakse ka enda arvutis ja prinditakse välja suhteliselt palju. Kasutajad vajavad ja soovivad DHS-i koolitusi ning muudatustest ja uuendustest teavitusi ekirjaga. Kokkuvõtvalt saab uurimistulemusi hinnata positiivseteks, sest enamik küsitlusele vastanud töötajatest on rahul nii asjaajamisega elektrooniliselt kui ka süsteemi kasutusmugavusega. Vastupidist ei saa kuidagi kontrollida, kuid julgen arvata, et rahulolematud kasutajad kasutasid võimalust oma arvamuse avaldamiseks ning vastuste arv jäi siiski valdava enamuse rahulolu näitavaks. DHS-is on kogenud tõrkeid ja probleeme suurem osa süsteemi kasutajaid ja süsteemi peetakse vähese hulga töötajate poolt keeruliseks, kuid rahulolule süsteemiga ning asjaajamise toimumisele DHS-is antakse siiski kõrge hinnang. DHS-is on kogenud tõrkeid ja probleeme suurem osa süsteemi kasutajaid, süsteemi peetakse vähese hulga töötajate poolt keeruliseks. Tõrked võivad olla tingitud nii ebasobivast veebilehitsejast kui ka töötaja vähesest kasutuskogemusest, kuid seost vanuse, ametikohaga või kasutusekogemusega ei olnud alust uurida. DHS-is tekkinud tõrgete ja takistuste puhul abi saamiseks pöördutakse kõige rohkem oma struktuuriüksuse teise töötaja poole. Tekkinud probleeme ja kasutajate vabatekstilisi ettepanekuid saab lahendada tehniliselt DHSabi grupi poolt ja arvestada koolituste planeerimisel. Kasutajad vajavad ja soovivad DHS-i koolitusi ning muudatustest ja uuendustest teavitusi e-kirjaga.